37. Xác nhận thông tin hộ tịch
Trình tự thực hiện
(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận
hồ sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa
chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua
thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người
có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến), đồng
thời chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.
(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có
thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội
dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ
sung, thực hiện lại bước (i);
(iii) Trường hợp người có yêu cầu cấp xác nhận
thông tin hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận
một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch.
+ Nhận bản điện tử Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch
gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;
+ Nhận bản điện tử Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch
gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an
toàn, bảo mật thông tin;
+ Nhận kết quả là Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch
thông qua hệ thống bưu chính;
+ Nhận kết quả là Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch
tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định,
thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và thông tin đề nghị xác nhận là
đúng, trường hợp tiếp nhận hồ sơ cấp xác nhận thông tin hộ tịch theo hình thức
trực tiếp, thì công chức làm công tác hộ tịch in Văn bản xác nhận thông tin hộ
tịch, trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển
tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc
do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức
làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó
nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một
cửa để trả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ
sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện
tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có
yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến).
+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc
không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ
sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước
(ii) hoặc (iii);
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có
trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.
- Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ
(thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài
liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).
- Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch
được nhận kết quả theo một trong các phương thức sau đây:
- Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người
có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch nộp hồ sơ đề nghị cấp xác nhận thông
tin hộ tịch tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý
Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền; nộp phí, lệ phí theo quy định pháp
luật.
- Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người
có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia
hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác
thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Cơ quan
quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền.
Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch trực
tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác (cung cấp trên Cổng dịch
vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu liên
quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch; nộp phí thông qua chức
năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật,
hoàn tất việc nộp hồ sơ.
Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính
xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Xác nhận thông tin hộ tịch điện tử
và xác nhận (tối đa một ngày).
Nếu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống
nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công
tác hộ tịch in Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, trình Thủ trưởng Cơ quan quản
lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch,
chuyển Bộ phận một cửa trả kết quả cho người có yêu cầu.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp,
cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển
thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài
liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.
Trường hợp cần xác minh, công chức làm công tác hộ
tịch báo cáo Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có văn bản
đề nghị cơ quan công an, các cơ quan khác có liên quan xác minh theo quy định tại
Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP. Trường hợp kết quả xác minh không
có thông tin hoặc thông tin không thống nhất với giấy tờ người yêu cầu cung cấp
thì từ chối cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.
Trường hợp tiếp nhận hồ sơ xin cấp xác nhận thông
tin hộ tịch theo hình thức trực tuyến, công chức làm công tác hộ tịch gửi lại
biểu mẫu Xác nhận thông tin hộ tịch điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu
cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
Đối với yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch của cá
nhân, nếu thấy thông tin hộ tịch của cá nhân không có sự thay đổi thì công chức
làm công tác hộ tịch báo cáo Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch
điện tử không cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch mà hướng dẫn người yêu cầu
làm thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục hộ tịch tương ứng,
trừ trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp văn bản xác nhận để
giải quyết vụ việc liên quan đến cá nhân.
Cách thức
thực hiện: Trực tiếp, trực tuyến hoặc qua Dịch vụ bưu chính
Người có yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch trực
tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ
phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch
điện tử hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng
dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh
(https://dichvucong.---.gov.vn).
Thành phần hồ sơ:
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú. Trường hợp các
thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã có trong CSDLQGVDC, được điền tự
động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo
hình thức trực tuyến).
- Trường hợp gửi hồ sơ
qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ
phải xuất trình nêu trên.
- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu
nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:
+ Đối với giấy tờ xuất
trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với
thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và
trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy
tờ đó.
+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao
chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo
bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo
bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp
với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao
giấy tờ đó.
+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ
hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu
người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải
nộp.
- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp
hồ sơ theo hình thức trực tuyến:
+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ cấp xác
nhận thông tin hộ tịch trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội
dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết
bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng; nếu là giấy tờ do
cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch
sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
+ Trường hợp nhận kết quả (Văn bản xác nhận thông
tin hộ tịch) tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu cấp xác nhận thông
tin hộ tịch xuất trình giấy tờ tuỳ thân; nộp bản chụp các giấy tờ, tài liệu có
liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo quy định pháp luật
hộ tịch. Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ cấp xác nhận
thông tin hộ tịch trực tiếp hoặc trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản
điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.
- Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo
mẫu (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp)
- Biểu mẫu điện tử tương tác yêu cầu cấp văn bản
xác nhận thông tin hộ tịch (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn
trên Cổng dịch vụ công, nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức
trực tuyến)
- Người có yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch thực
hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức
trực tuyến) các giấy tờ sau:
+ Giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề
nghị xác nhận thông tin hộ tịch
+ Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định
của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc xin cấp xác nhận thông
tin hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng,
anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
+ Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn
cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan
có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có
yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch. Trường hợp các thông tin cá nhân trong
các giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC), Cơ sở
dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT), được hệ thống điền tự động thì không phải
xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Thời hạn giải quyết: 03 ngày. Trường hợp phải kiểm tra, xác
minh thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Đối tượng thực hiện: Công dân Việt Nam, Tổ chức (không bao gồm
doanh nghiệp, HTX).
Cơ quan thực hiện: Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Kết quả thực hiện: Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch
Lệ phí: Lệ phí : 8000 Đồng (8.000 đồng/Văn bản xác nhận về
một việc hộ tịch của cá nhân đã đăng ký. Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình
có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.).
Mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.
Căn cứ pháp lý:
- Luật hộ tịch năm 2014;
- Nghị định số
123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều
và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;
- Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của
Chính phủ Quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;
- Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/05/2020 của
Bộ Tư pháp Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định
số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một
số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;
- Thông
tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp Quy định chi tiết một số điều
và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của
Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;
- Thông
tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính Quy định mức thu, chế độ
thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu
hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt
Nam, lệ phí quốc tịch;
- Thông
tư 106/2021/TT-BTC ngày 16/11/2021 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều
của Thông tư 85/2019/TT-BTC hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định
của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Thông
tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính Hướng dẫn về phí và lệ
phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương